Oleh: Achyar Rasyidi ST, MM

UNIVERSITASARMY (16/06/2017). Organisasi ataupun perusahaan tentu perlu untuk terus bertumbuh dan menjadi besar ke arah yang efektif dan efesien sesuai dengan tujuan pendiriannya. Ada organisasi atau perusahaan yang bertujuan mencari laba sebesar-besarnya untuk meningkatkan kekayaan bersih dari para pemegang saham. Namun ada juga organisasi yang tidak mencari laba atau nirlaba seperti Organisasi Pemerintah Sipil, Non Government Organization (NGO), LSM, dan perkumpulan lainnya. Nah untuk mencapai tujuan organisasi perlu  diciptakan suatu lingkungan kerja yang baik, aman, dan mensejahterakan orang yang terlibat dalam organisasi atau perusahaan tersebut.

Setiap organisasi privat maupun publik perlu untuk menciptakan produk baik berupa  barang atau jasa agar lebih unggul dari pesaingnya dengan berorientasi pada kebutuhan konsumen atau penerima manfaat yang disasarnya. Artinya organisasi  perlu melihat pangsa pasar dengan melihat ceruk yang bisa dimasuki agar bisa meningkatkan pangsa pasar yang pada ujungnya akan meningkatkan keuntungan bagi pemilik saham jika di organisasi atau rakyat jika dalam kehidupan bernegara.

Oleh karenanya dalam rangka memastikan tujuan organisasi tercapai perlu dibangun sistem pengendalian (controlling) yang baik sesuai dengan kaidah manajemen. Sesuai dengan fungsi manajemen sendiri yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Dimana fungsi pengendalian bertujuan untuk mendeteksi terjadinya penyimpangan atau kelemahan yang terjadi sebagai umpan balik (feed back) bagi manajemen suatu kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanannya (Sumarsan 2013). Untuk itulah maka dibentuk satu sistem, dimana sistem itu sendiri merupakan suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. sistem harus dirancang untuk mencapai tujuan, mempunyai rencana yang ditetapkan, dan memastikan tujuan organisasi lebih penting dari tujuan divisi atau departemen.

Fungsi pengendalian ini bisa meliputi penciptaan standar atau kriteria agar bisa dibandingkan hasil monitoring dengan standar yang dibuat, pelaksanaan perbaikan atas penyimpangan, pemodifikasian dan penyesuaian metode pengendalian dari hasil pengendalian dan perubahan kondisi, serta pengkomunikasian revisi dan penyesuaiannya ke seluruh proses manajemen dengan harapan penyimpangan dan kelemahan yang pernah terjadi tidak terulang.

Pengendalian ini termasuk pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan pengendalian strategis. Konsep pengendalian manajemen memberikan informasi tentang kinerja pimpinan, unit atau divisi dan pengendalian strategik menghasilkan informasi yang berhubungan dengan kinerja keuangan dan tingkat kompetisi organisasi dalam jangka panjang. Perancangan sistem pengendalian  organisasi juga terkait dengan perilaku yang tepat dan unsur-unsur teknis, mencakup etika, keseimbangan jangka pendek dan jangka panjang, ukuran kualitatif dan kuantitatif, pemberdayaan pekerja, pemberian isentif dan pengakuan. Sedangkan pertimbangan teknis terkait dengan penyajian informasi yang relevan, akurat, tepat waktu, konsisten di seluruh segmen untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi.

Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen sendiri adalah suatu rangkaian tindakan dan aktifitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus. Artinya pengendalian manajemen harus menjadi bagian penting dari sistem yang dipakai manajemen untuk mengarahkan dan mengatur kegiatannya. Committee of Sponsoring Organization  (COSO) memperkenalkan 5 elemen kebijakan untuk memastikan tujuan pengendalian manajemen tercapai yaitu:

  1. Lingkungan pengendalian (control environment)
  2. Penilaian resiko manajemen (manajemen risk assesment)
  3. Sistem komunikasi dan informasi (information dan Communication System)
  4. Aktifitas pengendalian (Control Activities)
  5. Monitoring

Namun dalam pelaksanaannya sistem pengendalian manajemen memiliki keterbatasan misalnya kurang matangnya suatu pertimbangan, kegagalan menjalankan perintah, pengabaian manajeman, adanya kolusi .

Secara garis besar tujuan dari sistem pengendalian manajemen adalah (1) Diperolehnya keandalan dan integritas informasi, (2) Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur peraturan, dan ketentuan yang berlaku, (3) melindungi harta organisasi, (4) pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efesien.

Suatu sistem pengendalian manajemen yang reliable harus memiliki unsur-unsur berikut (a) Keahlian staf sesuai tanggungjawab, (b) Pemisahan tugas, (c) Sistem pemberian wewenang, tujuan, dan teknik, serta pengawasan untuk mengendalikan harta, utang, penerimaan, dan pengeluaran,  (d) pengendalian penggunaan harta, dokumen, dan formulir penting organisasi, (e) Pemeriksaan fisik harta dengan catatan harta dan utang dan tindakan koreksi jika ada temuan penyimpangan.

Adapun fungsi dari pengendalian adalah sebagai berikut:

  1. Menyusun dan mengawasi semua pencatatan akutansi perusahaan
  2. Menganalisis biaya produksi
  3. Menganalisis biaya penjualan, administrasi, dan umum
  4. Menyusun anggaran
  5. Memastikan semua harta organisasi diasuransikan
  6. menyusun laporan
  7. Memastikan penilaian persediaan barang dan jasa sesuai dengan kebijakan organisasi
  8. Melakukan cek fisik persediaan
  9. Melakukan cek fisik aktiva tetap
  10. memastikan dan otorisasi pengeluaran yang nilainya relatif tinggi
  11. Memperbaiki sistem dan standar prosedur organisasi
  12. Mengembangkan dan otorisasi kebijakan dan prosedur akutansi
  13. Membantu pimpinan dengan menyajikan analsisi dan membuat rekomendasi

Nah begitu pentingnya sistem manajemen pengendalian organisasi diterapkan dalam sebuah organisasi privat maupun publik baik yang baru tumbuh, berkembang, maupun yang telah maju dan terus berekspansi. Kegagalan dalam menerapkan sistem pengendalian dapat menyebabkan sebuah organisasi runtuh.

Penerapan Sistem Pengendalian Manajemen pada Organisasi Pemerintah

Jika sistem pengendalian manajemen diterapkan di organisasi pemerintah dengan baik maka tujuan bernegara untuk mencerdaskan bangsa dan mensejahterakan rakyat tentu akan tercapai sesuai dengan amanat pembukaan Undang Undang Dasar 1945. Pada dasarnya sistem pengendalian manajemen sektor privat dan publik dalam kehidupan bernegara memiliki kesamaan secara garis besar. Hanya saja ruang lingkup dan pola pertanggungjawabnnya yang lebih luas jika penerapannya pada sektor publik dan perbedaaan yang signifikan dalam orientasi. namun dari segi fungsi memiliki kesamaan.

Undang-Undang ASN Nomor 5 Tahun 2014 menjadi salah satu elemen dari sistem pengendalian manajemen dari sekian banyak elemen yang telah diciptakan oleh pemerintah untuk mengendalikan manajemen pengelolaan negara, khususnya Aparatur Sipil. Salah satu paradigma baru UU ASN (UU Nomor 5 Tahun 2014) adalah berkaitan dengan Manajemen ASN diselenggarakan berdasarkan Sistem Merit, yang berdasarkan pada kualifkasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar dengan tanpa membedakan latar belakang poltik, ras, warna kulit, agama, asal-usul, jenis kelamin, status pernikahan, umum, atau kondisi kecacatan. Manajemen ASN ini meliputi Manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). Disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 itu, Presiden dapat mendelegasikan kewenangan pembinaan Manajemen ASN kepada Pejabat yang Berwenang di kementerian, sekretariat jendral/sekretariat lembaga negara, sekretariat lembaga nonstruktural, sekretaris daerah/provinsi dan kabupaten/kota.

Sitorus (2009) menjelaskan bahwa sistem pengendalian manajemen di Indonesia, khusus untuk sektor pemerintah, telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara pada pasal 58 yang lengkapnya tertulis sebagai berikut: (1) Dalam rangka meningkatkan kinerja, transparansi, dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, presiden selaku kepala pemerintahan mengatur dan menyelenggarakan sistem pengendalian intern di lingkungan pemerintahan secara menyeluruh. (2) Sistem pengendalian intern ditetapkan dengan peraturan pemerintah. Selanjutnya, dalam penjelasannya dinyatakan bahwa:

  1. Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara menyelenggarakan sistem pengendalian intern di bidang perbendaharaan.
  2. Menteri/pimpinan lembaga selaku pengguna anggaran/pengguna barang menyelenggarakan sistem pengendalian intern di bidang pemerintahan masing-masing.
  3. Gubernur/bupati/walikota mengatur lebih lanjut dan menyelenggarakan sistem pengendalian intern di lingkungan pemerintah daerah yang dipimpinnya.
  4. Sistem pengendalian intern yang akan dituangkan dalam peraturan pemerintah dimaksud dikonsultasikan dengan Badan Pemeriksa Keuangan.

Jika dilihat dari sisi informasi, pengendalian ini bisa dengan komunikasi diskusi, rapat, dan hal-hal semacamnya. Sementara dari sisi formal, pengendalian ini melalui serangkaian tahap, yaitu perumusan strategi, perencanaan, pembuatan anggaran, menjalankan dan menyelesaikan program kerja sesuai strategi, dan terakhir adalah evaluasi kinerja

Jika kita kaitkan dalam penerapannya sistem pengendalian manajemen pada aparatur sipil tentu mesti menengok pada aturan perundang-undangan yang dibuat oleh pemerintah. Misalnya pada Bulan Januari 2017 Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) mengesahkan revisi Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara menjadi inisiatif DPR. Salah satu poin revisi menyangkut tuntutan honorer yang meminta diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Negara akan mengangkat 439 ribu tentang honor K2 dan gaji yang akan diambil dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) bisa mencapai Rp 23 triliun. Tentu sebuah anggaran yang sangat besar, nah jika dikaitkan dengan sistem pengendalian manajemen, apakah kemudian dari sisi kinerja pemerintah dengan mengangkat 439 ribu honor ini, maka kinerja pemerintah menjadi lebih baik? atau kemudian timbul persoalan terbebaninya kas negara yang seharusnya diperuntukkan untuk pengetasan kebodohan, kemiskinan, dan peningkatan kesehatan. Namun pertanyaannya apakah cukup efesien dan bermanfaat bagi rakyat banyak? jawabannya ada pada kemanfaatan yang anda rasakan hidup dalam negara Indonesia.

Pertanyaannya apakah pemerintah kita telah menerapkan sistem pengendalian manajemen untuk mencerdasakan kehidupan bangsa dan mensejahterakan rakyat banyak?